Библиографиялық ақпараттық хабардың ең көп таралған формасы библиографиялық (кітаптардың атын, мазмұнын, т.б. жазып отыру, әдебиет көрсеткіш) жазылым оған енетіндер: библиографиялық жазылымның тақырыбы, (авторы, не ұйым аты), библиографиялық сипаттама, ол классификациялық индекспен, пәндік айдармен(рубрика), кілт сөздермен, түйіндемемен, рефератпен толықтырылады.

Библиографиялық ұйымның нақты міндеттері мен мақсаттарына сай жазылғанда библиографиялық жазылымның толықтығы қамтамасыз етіледі, соған байланысты библиографиялық құрал құрастырылады.

Мемлекетаралық жаңа стандарттың енгізілуіне байланысты библиографиялық сипаттау – МЕСТ(ГОСТ) 7.1-2003 бойынша біздің университетте ұйым стандартының өңдемесі жасалады, ол 2005-2006 бастап өндіріске енгізілді. Тақырыпты сипатттау саласына өзгерістер енгізіліп, МЕСТ-тің тәртібіне қойылды. 7.80-2000 «Библиографиялық жазылым. Тақырып. Жалпы талап пен ережелерді құрастыру». Библиографиялық сипаттама құрастырудың жалпы ережесі мен талабын стандарт бекітеді; оның бөлімдер мен құжаттар тобы және оларды библиографиялық құжаттарды сипатттауда пайдалану әрі тарату, студенттер, магистранттар, аспиранттар, ұстаздар, ғалымдар ғылыми білімін жұмыстарда пайдаланады.

Библиографиялық сипаттама не үшін қажет, қандай жағдайда қолданылады?

7.1.2003ж. МЕСТ-тің библиографиялық сипаттамаға берілген анықтама: «Библиографиялық сипаттама құжатқа библиографиялық мәлімет береді; белгілі бір ережелерге сәйкес жалпы құжаттарға мінездеме беріп, әр саланы белгілі бір тәртіппен толықтырып отырады». Библиографиялық сипаттаманы құрастырудың негізгі мақсаты – құжатқа мінездеме беру, мәліметтерді келтіру үшін іздестіру жұмыстарын жүргізу. Библиографиялық сипаттаманы құрастыру үшін басылған кітаптар мен мақалалар, басылмаған(диссертация, есеп, Ғ.З.Ж және К.Ж) басылған, электронды, аудиовизуалды таспадағы құжаттар.

Негізгі өзгерістер МЕСТ 7.80 – бұл үтір. ТМД елдерінің өмірнамалық іске қызу кірісуіне байланысты дүниежүзілік кітапхана - өмірнамалық әлемге бұл өзгерістер енгізілді, қазіргі таңда бұл өзгерістер Интернет арқылы жүзеге асырылуда.

Пайдаланылатын көздердің тізіміне – студенттердің, магистранттардың, аспиранттардың, ұстаздардың оқу, ғылыми жұмыстары көбінесе басылмайтындықтан, библиографиялық жазбаның тақырыбында үтір қолданылмасын деген, біздің университеттің ұйым стандартын құрастырушылар шешім қабылдады.

Өмірнамалық жазбаның негізгі мазмұнына өмірнамалық сипаттама, ол мына бөлімдерден тұрады:

1. Тақырып және жауапкершілік туралы мәлімет саласы

2. Басылым туралы сала

3. Мамандық жайлы мәлімет

4. Демалыс саласы

5. Физикалық мінездеме саласы

6. Сериялық сала

7. Ескертпелер саласы

8. Стандарттық номер саласы және қолайлы жағдайлар

Сипаттау саласына жататын элементтер, олар міндетті және факультативті(құжат жайлы қосымша мәліметтер) болып бөлінеді. Міндетті мәліметтер (тақырып, жауапкершілік туралы мәлімет, басылымның орны мен жылы), тақырыппен қоса құжаттарды сәйкестендіру. Оларды кез келген сипаттамада келтіреді.

Библиографиялық сипаттамада ереше көңіл аударылатын нәрсе, ол екі қызметті атқаратын – грамматикалық тыныс белгілері және олардың белгілейтін тыныс белгілерін, таңбалар, олар өмірнамалық сипаттаманың элементтері мен салаларын анықтайды. Белгіленген тыныс белгілері (шартты айырым белгілері) сипаттауда түрлі тілдердегі жекелеген элементтерді айыруға көмектеседі – дәстүрлі шығу формасындағы және машина оқитын каталогтардағы-жазылымдағы, баспа карточкалардағы, библиографиялық көрсеткіштердегі, тізімдердегі, компьютердің монитор экранындағы және т.б. Белгіленген тыныс белгілері элементтер мен салалардан бұрын не олардың соңында қойылады. Олардың қолданысы тіл нормаларына байланыссыз.

Белгіленген тыныс белгілеріне математикалық тыныс белгілер мен тыныс белгілері жатады:

. - нүктелі сызықша;

. - нүкте;

, - үтір;

: - қос нүкте;

; - нүктелі үтір;

... - көп нүкте;

/ - қисық сызық;

// - қос қисық cызық;

() - жақша;

[] – квадрат жақша;

+ - қосу;

= - теңдік белгіс.

Библиографиялық сипаттаманың соңына нүкте қойылады.

Библиографиялық сипаттамада біріншіден басқа, сипаттаудың әр саласының алдына нүкте мен сызықша (.-) қойылады. Әр саланы және элементтерді бөлу үшін және белгіленген грамматикалық тыныс белгілерін айырып отыру мақсатында шартты белгінің алдынан не соңынан бір баспа белгілік бос орын қалдырып отыру қажет. Нүкте мен үтірден кейін ғана бос орын қалдырылады.

Библиографиялық сипаттама жасағанда, негізгі ақпараттық хабарға негіз болатын құжаттық элементтер екенін есте сақтаған жөн. Титулдық бет пен титулдық экран, этикетка, жапсырма қағаз(наклейка) және т.б. Құжаттардың белгілі түріне қарай белгіленген бір немесе бірнеше ақпарат көздері бар – (мысалға, тақырып саласы бойынша және белгіленген мәдениеттердің жауаптылығы ақпараттық хабар көзі болып табылатын: титулдық бет – кітап үшін, бірінші және соңғы жолы – газеттер үшін).

Белгіленген көзден ақпараттық хабарды пайдаланғанда, оларды [] квадрат жақша арқылы белгілейді. Библиографиялық мәліметтерді негізгі көзден алған қалпынан өзгертпей пайдаланылады. Библиографиялық сипаттаманы құрастырғанда, оны толық беру үшін сөз тіркестерін, сөздерді қысқартып беруге, бөлімдер элементтерін түсініп, түрлі жазбаларды бір библиографиялық жазбаға біріктіріп беруге не түрлі қысқартуларды пайдалануға болады. Тек әр саланың тақырыптарын қысқартуға болмайды (егер ақпараттық хабар алынған көздің өзінде қысқарту болған жағдайда ғана) және материалды жалпы белгілеуде орфографияға сүйенеледі.

Библиографиялық сипаттауды құрастырғанда қазіргі орфография нормаларын сақтау қажет. Библиографиялық сипаттама қай тілде жазылса, сол тілдің ережесі бойынша бас әріптердің қолданылуы. Әр сала бас әріптен басталып жазылады және келесі элементтердің бірінші сөзі бас әріппен жазылады: материалды жалпылай белгілеу және кез келген тақырыптар барлық сипаттаудағы бас әріппен жазылады.

Библиографиялық сипаттауда са есімдерді негізгі ақпарттық көзде қалай берілсе, солай пайдалану қажет.

Жүйеге байланысты бір сатылы, көп сатылы библиографиялық сипаттау болады. Бір сатылы сипаттау бір томдық басылымға берілсе, көп сатылы – көп томдыққа беріледі. Оқу және ғылыми жұмыстарға аналитикалық библиографиялық сипаттама беріледі: аналитикалық библиографиялық сипаттаудың объктісі құжаттың негізгі бөлігі болады, құжатттар туралы мәліметтерді іздестіру. Оның бөліктеріне жататындар:

- Дербес шығарма;

- Дербес тақырыбы бар шығарманың бір бөлігі;

- Дербес тақырыбы жоқ шығарманың бір бөлігі, библиографиялық сәйкестендіру мақсатында бөлінген.

Аналитикалық библиографиялық сипаттау аналитикалық библиографиялық жазбаның негізгі элемент болып табылады және оған енетіндер:

- сәйкестендіру бөлігі жайлы мәліметтер;

- байланысты элемент;

- сәйкестендіруші құжаттар туралы мәлімет;

- құжаттың қай бөлігінің қайда орналасқаны жайлы мәлімет;

- ескертпелер.

7.1 – 2003 ж. МЕСТ-пен танысып, сипаттаманы құрастырудан толық кеңес алу қажет, кеңесті ғылыми - библиографиялық бөлім мен академик С.Бейсембаев атындағы ғылыми кітапхананың әдебиетерді өңдеу секторынан кеңес беріледі. Одан басқа, ғылыми - библиографиялық бөлім методикалық ұсыным шығарған.

Материалдар мен электрондық тасығышта ды қалай сипаттау қажеттілігі мысалдар арқылы көрсетілген. «Құжаттарға библиографиялық сипаттау» деген ұсыным да бар.

Есте сақтаңдар – сауатты жазылған тізімдерге көздерді қолдану сапасын жоғарлатып, оқу және ғылыми жұмыстардың ақпараттығын арттырады.