Самой распространенной формой библиографической информации является библиографическая запись, в состав которой входят: заголовок библиографической записи (автор или наименование организации) и библиографическое описание, которое дополняется классификационными индексами, предметными рубриками, ключевыми словами, аннотацией или рефератом. Степень полноты библиографической записи определяется целями и задачами конкретного библиографирующего учреждения — составителя библиографического пособия.

В связи с введением нового Межгосударственного стандарта по библиографическому описанию — ГОСТ 7.1–2003 в нашем университете разработан стандарт организации, который введен в действие с нового 2005-2006 учебного года. В нем же предусмотрено введение изменения в описание заголовка, который регламентирован ГОСТом 7.80-2000 «Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления». Стандарт устанавливает общие требования и правила составления библиографического описания документа, его части или группы документов и распространяется на библиографическое описание документов, которое составляется студентами, магистрантами, аспирантами, преподавателями и учеными к учебным и научным работам.

Для чего необходимо библиографическое описание, каково его назначение? В ГОСТе 7.1-2003 дано следующее определение библиографического описания: «Библиографическое описание содержит библиографические сведения о документе, приведенные по определенным правилам, устанавливающим наполнение и порядок следования областей и элементов и предназначенные для идентификации и общей характеристики документа». Т. о., основная цель составления библиографического описания — дать характеристику документу и представить сведения, необходимые для его поиска. Объектом составления библиографического описания являются все виды опубликованных (книги, статьи) и неопубликованных (диссертации, отчеты о НИР и КР) документов на любых носителях (печатные, электронные, аудиовизуальные).

Основное изменение, которое регламентировано ГОСТом 7.80 — это запятая. Необходимость введения этого изменения вызвана активным включением библиографической деятельности в странах СНГ в мировое библиотечно-библиографическое пространство, которое в настоящее время все чаще реализуется через Глобальную сеть Интернет. При этом требуется унификация библиографических записей.

Исходя из того, что список использованных источников — составная часть учебных, научных работ студентов, магистрантов, аспирантов, преподавателей нашего вуза, а эти работы, как правило, остаются неопубликованными, разработчиками стандарта организации было принято решение не использовать запятую в заголовке библиографической записи.

Основным содержанием библиографической записи является библиографическое описание, в состав которого входят следующие области:

1 – область заглавия и сведений об ответственности;

2 – область издания;

3 – область специфических сведений;

4 – область выходных данных;

5 – область физической характеристики;

6 – область серии;

7 – область примечания;

7 – область примечания;

8 – область стандартного номера (или его альтернативы) и условий доступности.

Области описания состоят из элементов, которые делятся на обязательные и факультативные (дополнительная информация о документе). Обязательные сведения (заглавие, сведения об ответственности, место и год издания), наряду с заголовком обеспечивают идентификацию документа. Их приводят в любом описании.

Особо хочется обратить внимание на пунктуацию в библиографическом описании, которая выполняет две функции — обычных грамматических знаков препинания и знаков предписанной пунктуации, т.е. знаков, имеющих опознавательный характер для областей и элементов библиографического описания. Предписанная пунктуация (условные разделительные знаки) способствуют распознаванию отдельных элементов в описаниях на разных языках в выходных формах традиционной и машиночитаемой каталогизации — записях, представленных на печатных карточках, в библиографических указателях, списках, на экране монитора компьютеров и т.п.

Предписанная пунктуация предшествует элементам и областям или заключает их. Ее употребление не связано с нормами языка. В качестве предписанной пунктуации выступают знаки препинания и математические знаки:

. – точка и тире;

. точка;

, запятая;

: двоеточие;

; точка с запятой;

… многоточие;

/ косая черта;

// две косые черты;

( ) круглые скобки;

[ ] квадратные скобки;

+ знак плюс;

= знак равенства.

В конце библиографического описания ставится точка.

Каждой области описания, кроме первой, предшествует знак точка и тире, который ставится перед первым элементом области. Для более четкого разделения областей и элементов, а также для различения предписанной и грамматической пунктуации применяют пробелы в один печатный знак до и после предписанного знака. Исключение составляют точка и запятая – пробелы ставят только после них.

При составлении библиографического описания, необходимо помнить, что главным источником информации для него является элемент документа, содержащий основные выходные и аналогичные им сведения — титульный лист, титульный экран, этикетка, наклейка и т.п.

Для каждой области описания определенного вида документов установлен предписанный (основной) источник информации – один или несколько (например, для области заглавия и сведений об ответственности предписанными источниками информации являются: титульный лист — для книг, первая и последняя полосы — для газет). Сведения, заимствованные не из предписанного источника информации, приводят в квадратных скобках.

Библиографические сведения указывают в описании в том виде, в каком они даны в источнике информации.

При составлении библиографического описания в целях обеспечения его комплексности можно применять сокращения слов и словосочетаний, пропуск части элемента, объединение различных записей в одну библиографическую запись и другие приемы сокращения. Сокращения применяют во всех областях библиографического описания. Не допускается сокращать любые заглавия в любой области (за исключением случаев, когда сокращение имеется в самом источнике информации) и общее обозначение материала.

При составлении библиографического описания соблюдают нормы современной орфографии. Прописные буквы применяют в соответствии с современными правилами грамматики того языка, на котором составлено библиографическое описание. С прописных букв начинают первое слово каждой области, а также первое слово следующих элементов: общего обозначения материала и любых заглавий во всех областях описания. Числительные в библиографическом описании, как правило, приводят в том виде, как они даны в источнике информации, т.е. римскими или арабскими цифрами, либо в словесной форме.

В зависимости от структуры описания различают одноуровневое и многоуровневое библиографическое описание. Одноуровневое описание содержит сведения об однотомном издании, а многоуровневое — о многотомном. В учебных и научных работах очень часто применяется аналитическое библиографическое описание.

Объектом аналитического библиографического описания является составная часть документа, для идентификации и поиска которой необходимы сведения о документе, в котором она помещена. К составным частям относятся:

- самостоятельное произведение;

- часть произведения, имеющая самостоятельное заглавие;

- часть произведения, не имеющая самостоятельного заглавия, но выделенная в целях библиографической идентификации.

Аналитическое библиографическое описание является основным элементом аналитической библиографической записи и включает:

- сведения, идентифицирующие составную часть;

- соединительный элемент;

- сведения об идентифицирующем документе;

- сведения о местоположении составной части в документе;

- примечания.

Ознакомиться с ГОСТом 7.1–2003 и получить более подробную консультацию о составлении библиографического описания можно в научно-библиографическом отделе и секторе научной обработки литературы научной библиотеки им. акад. С. Бейсембаева нашего университета. Кроме того, научно-библиографический отдел выпустил методические рекомендации «Библиографическое описание документа» с примерами описания документов на материальных и электронных носителях.

Помните — грамотно оформленный список использованных источников повышает качество и информативность учебных и научных работ.